Configuración de autoatención
En este apartado explicaremos como configurar la autoatención en el panel de control de VoIPer.
El sistema de auto atención es el corazón de la Centralita, desde aquí, vamos direccionar y responder con mensajes de modo automático las llamadas entrantes, con la capacidad de realizarlo de modo simple a más complejo.
Comenzamos por crear un sistema de auto atención dando al botón
NUEVO:
EXTENSIÓN: Numero de extensión de nuestro sistema de auto atención, podremos crear hasta cien sistemas y numerarlos desde 1300 a 1399.
NOMBRE: El que le asignamos a este sistema por ejemplo “SECRETARÍA CABECERA CENTRALITA”.
NOTIFICAR LLAMADA ENTRANTE POR EMAIL FUERA DE HORARIO: Botón en modo chec para ordenarle al sistema que me envíe al correo electrónico principal de la centralita un informe diario con las llamadas que han entrado fuera de horario.
HORARIOS DE ATENCION: La creación del horario se realiza introduciendo todas las condiciones que identifican nuestro horario. Esto implica registrar también los días festivos de todo el año, habida cuenta por ejemplo de que si trabajamos de lunes a viernes y a lo largo del año tenemos fiestas dentro de esto días hay que indicar que día y mes del año son tales fiestas. También tendremos que indicar en este apartado nuestro periodo de cierre vacacional en caso de producirse. El menú de condición horaria permite todas las variables explicadas en el párrafo anterior.
ES FESTIVO: Chec a marcar cuando la condición o dato que vamos a introducir corresponde a un festivo sea para informar de un día o de varios días seguidos.
HORARIO: Rango o franja horaria. Desde-Hasta.
DIA DE LA SEMANA: Rango o franja de días de Lunes a Domingo. Desde-Hasta.
DIA DEL MES: Rango o franja de días del mes. Desde- Hasta.
MESES: Rango meses del año. Desde- Hasta.
LOCUCIONES: Grabaciones a realizar en el apartado de LOCUCIONES destinadas a cubrir los distintos mensajes que queremos dar a los llamantes en función de nuestro horario u opciones de nuestra actividad.
OPCIONES: Opciones o variables, destinadas a direccionar a la persona que nos llama. Asociadas a un número, desde el 0 hasta el 9 que el llamante deberá pulsar para dirigirse hasta el destino indicado en nuestra locución: Marque 1 para Asesoría Jurídica Marque 2 para Administración ETC,. Las opciones también pueden asociarse a eventos relacionados con la No Atencion de la Llamada, Estar Fuera de Horario o en Día Festivo.
CREAR OPCIÓN
NOMBRE: Nombre que le damos a la opción que vamos a crear.
OPCION: Número o evento asociado a la opción.
ACCIÓN:
Acción, locución, desvío o herramienta de nuestra centralita que se ejecutará cuando el llamante marque o acceda a esta opción.
RUTAS Como alternativa a las OPCIONES, podemos usar la RUTA DIRECTA si las programamos sustituirá a las OPCIONES, conduciendo a los llamantes por la acción o herramienta seleccionada en las misma. Las RUTAS son una alternativa simplificada de las OPCIONES y respuestas derivadas de eventos que se puedan producir al ejecutar las OPCIONES.
RUTA DIRECTA: Dentro del horario de actividad de la Empresa se ejecutará la herramienta de la centralita programada en este apartado, se ejecutará en modo prioritario ignorando las opciones programadas.
NO RESPONDE: Si tenemos programadas OPCIONES, y el llamante no responde a las mismas, nuestra centralita ejecutará la acción o herramienta programada en esta apartado.
FUERA DE HORARIO: Acción o herramienta a ejecutar cuando nos llaman fuera de nuestro horario.
DIA FESTIVO: Acción o herramienta a ejecutar cuando nos llaman en día festivo.
MODO NOCHE: Acción o herramienta a ejecutar en horario nocturno.
SALIDA: Acción o herramienta a ejecutar cuando LA AUTO ATENCION termina.
PERMISOS Si dentro de las OPCIONES, hubiéramos previsto que el llamante pueda marcar el número de EXTENSION para llegar directamente hasta la misma, en este apartado registraremos los números de las extensiones que pueden ser objeto de marcación por el llamante.
EXTENSIONES PERMITIDAS:
Aquí indicaremos los números de la extensiones permitidas separadas por una coma.
OPCIONES PROGRAMACION DE LAPSOS DE ESPERA:
TIEMPOS DE ESPERA DE PULSACION: Es el lapso de tiempo que toma el sistema hasta reconocer la falta de respuesta a las opciones por parte del llamante.
INTENTOS DE CAPTURAR OPCIONES: Cuando el llamante no responde o responde de modo incorrecto, el sistema repite la locución desde el principio aquí registraremos el número de veces que se ha de realizar.